신입사원을 위한 Allison Business Etiquette – 2편

[근무 효과를 높이는 근태관리 팁]

PR/마케팅 회사는 오전 모니터링이나 보도자료 배포와 같이 약속된 시간에 진행하는 업무들이 있기 때문에 업무 시간을 준수하는 일이 중요합니다. 또한 앨리슨파트너스는 재택근무 회사이기 때문에 원활한 근태관리가 필수적입니다.

특히, 재택근무에서는 담당자 간의 커뮤니케이션이 항시 이루어지는 것이 중요합니다. 담당자와 연락이 잘 이루어지지 않으면 긴급한 상황일 경우 업무에 큰 차질이 생길 수 있습니다. 같은 공간에서 근무하고 있지 않기에 서로 상황을 확인하기도 어렵습니다. 따라서 앱으로 출근 상태를 체크하고, 아웃룩과 사내 메신저는 늘 온라인 상태로 유지하는 것이 좋습니다.

재택근무로 확인이 어려운 담당자의 스케줄과 업무 진행 상황은 간단한 업무보고서(To do list)와 타임시트를 통해 팀장 및 관련자에게 공유되고 있습니다. 더 나아가 타임시트는 추후 업무 스케줄이나 업무량을 조정하는 데도 활용됩니다. 업무보고서는 업무 시작 전에, 타임시트는 업무 종료 후 즉시 전달되어야 효과적입니다.

마음 편한 휴가도 중요합니다. 휴가는 긴급한 상황이나 시간 연차를 제외하고는 최소 일주일 전에 신청하는 것이 좋습니다. 그래야 업무 백업을 지원할 담당자도 미리 확인할 수 있고, 부재 기간의 예기치 못한 상황에도 대비할 수 있습니다. 휴가 직전에 업무 현황을 정리하여 팀 내 공유하면 업무의 차질도 예방하고 모두가 편안한 휴가를 즐길 수 있습니다.

[외부 손님을 맞이하는 우리의 자세]

앨리슨파트너스에는 클라이언트, 미디어, 협력사를 비롯해 방문객들이 많습니다. 프로페셔널한 태도가 신뢰도로 이어지는 PR/마케팅 회사인만큼 방문객 응대도 남다른 자세가 필요합니다.

방문객을 마주치면 친절하게 용건을 여쭤보고 담당자에게 전하거나 경영지원팀에 해당 내용을 전달하면 됩니다. 고객이나 기자님과의 미팅이 사무실에서 이루어질 예정이라면, 사전에 아웃룩으로 회의실 일정을 확인하고 예약해야 합니다. 방문 당일에는 웰컴 보드를 작성해 입구에 게시하고, 사내 스낵바를 활용해 손님용 음료와 다과를 준비해 놓는 것도 필요합니다. 또한, 주차 여부를 미리 확인하고 사전에 경영지원팀에서 주차권을 받아 놓으면 마무리까지 완벽합니다.

퀵 또는 택배 서비스를 이용할 때 담당자가 없으면 커뮤니케이션에 시간이 더 소요될 수 있습니다. 부재 시에는 사전에 팀원이나 경영지원팀에 해당 상황을 공유하는 것이 좋습니다. 담당자는 전화 수신이 가능한 상태를 유지해야 합니다.

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