신입사원을 위한 Allison Business Etiquette – 1편

사회 초년생이나 신입사원이라면 비즈니스 환경이 아직 익숙치 않습니다. 비즈니스는 사람과 사람의 관계에서 이루어지기 때문에 사소하다고 생각되는 작은 태도와 요소들도 영향을 끼칠 수 있습니다. 따라서 올바른 비즈니스 에티켓을 준수하는 것이 매우 중요합니다. 특히 이번 블로그에서 다룰 전화, 화상통화 매너, 미팅에서 비즈니스 매너를 통해 회사 생활에 필요한 팁을 얻을 수 있기를 바랍니다!

[전화 받을 때/전화 걸 때]

여러 클라이언트와 업무를 수행하면서 많은 통화를 하게 됩니다. 전화는 얼굴을 마주하지 않고 진행되는 업무이기 때문에 평소보다 세심하게 신경써야 하는 부분이 많습니다. 전화벨이 울리면 최대한 3회 이내로 전화를 받는 것이 좋으며, 상대방의 소속, 신분, 및 용건을 정확하게 확인하는 것이 중요합니다. 항상 소속, 성함, 통화 목적을 명확히 기록하고 정보를 확인하여 전달해야 합니다. 유선상으로 이뤄지는 부분은 소음이나 주변 상황에 따라 잘 듣지 못할 수도 있기 때문에 이메일 주소와 같은 정보는 문자로 다시 확인하는 것이 필요합니다. 이때는 문자로 본인의 명함을 전달드리면서 상대의 명함도 자연스럽게 받는 편이 현명하게 자료를 주고받을 수 있는 방법입니다!

직접 전화를 걸 때는 공손한 인사로 시작하여 회사명을 언급하고 본인의 이름을 소개하세요. 그 다음으로 통화 가능 여부를 확인해야 합니다. 만약 수신자가 바쁘다면 편한 시간을 여쭤보고 다음에 통화하도록 하세요. 문의 내용은 간결하고 정확하게 설명해야 합니다. 전화도 업무의 연장이라는 점을 잊지 말고 친절한 태도를 유지하도록 노력해주세요!

[화상회의]

화상회의가 시작하기 전에 주변 소음이나 카메라 연결 등은 필수적으로 확인해야 합니다. 또한, 발표할 PPT 자료나 파일을 미리 확인하고 앱에서 잘 보이는지 꼭 확인하세요. 적절한 복장을 갖추고 회사 배경화면을 준비하는 것이 좋습니다.

또한 회의나 통화 중에 민감한 질문이나 사안이 제기되는 경우도 있을 수 있습니다. 그럴 경우에는 정확한 또는 자세한 정보를 확인해 다시 연락드리겠다고 말한 다음, 시니어와 상의한 후 메시지를 전달하는 것이 좋습니다.

[외부 미팅]

외부 미팅 전에는 평소보다 더 많은 부분을 신경써야 합니다. 특히 아래와 같은 사항은 필수적으로 점검하면 도움이 될 수 있습니다.

미팅 하루 전이나 당일, 오전에 일정을 리마인드하고 미팅 당사자의 명함, 필수 자료, 적절한 복장을 확인합니다.
고객사, 협력 업체, 기자 등 미팅 참여자들의 직급과 호칭을 확인합니다.
고객사나 기자 미팅 때는 미리 도착하여 안내할 준비를 합니다.
만약 시간 여유가 없거나 늦을 예정이라면 미리 또는 즉시 양해를 구합니다.
약속 시간을 지키기 위해서는 도착 시간이 확실한 지하철을 이용하는 것이 좋습니다.

외부 미팅을 나갈 경우, 명함을 교환하게 됩니다. 명함 교환의 경우, 사회초년생이라면 비즈니스 매너를 아직 모를 수 있으니 미리 챙기고 확인을 한다면 많은 도움을 받을 수 있을 것입니다.

대부분의 경우 명함 교환 시 상급자의 리드에 따라서 명함을 전달합니다. 저직급, 연소자, 후배가 먼저 명함을 전달하는 것이 일반적입니다. 외부 방문 시에는 지위와 관계없이 방문자가 먼저 명함을 건네는 것이 좋습니다. 명함을 교환할 때는 일어선 자세로 상대방이 명함을 바로 읽을 수 있게 돌려서 전달하고 소속과 이름을 구두로 알려주세요. 명함을 받으면 바로 주머니나 가방에 넣지 말고 테이블 위 등 잘 보이는 곳에 고이 두었다가 미팅이 끝나고 챙겨 오시면 됩니다.

[외부 식사]

외부 식사 때는 입구와 가장 먼 자리가 중요한 자리입니다. 최연소자이거나 행사 주최 측이라면 문 앞에 앉아 다른 참석자들을 안내하면 됩니다. 물론 상황에 맞춰 조정할 수도 있으며, 지정석이 필요하다면 관계자와 상의하여 미리 정할 수도 있습니다!

[차량 승차]

<출처: unsplash>

택시를 함께 탈 때도 주요 좌석의 순서를 알아놓으면 좋습니다. 두 명만 있을 경우 안내하는 측이라면 우선 탑승하고 상대를 최상석에 앉도록 합니다.

이러한 원칙을 이해하고 활용한다면, 보다 빠르게 효과적인 비즈니스 관계를 구축할 수 있습니다.

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