[Allison+Beginners] 기자간담회 및 인터뷰 준비 & 타임 매니지먼트

기자간담회 준비하기

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기자간담회란 기자 10-30명을 초청해 기업의 중대한 발표를 하는 자리를 의미합니다. 발표의 주제는 신제품 출시, 한국 시장 계획, 기업 비전 선포 등 주요 모멘텀을 활용합니다.

기자간담회는 PR의 가장 중요한 이벤트 중 하나로, 매체에 기업을 소개하며 매체의 관심도와 커버리지 수 증가를 기대할 수 있는 절호의 기회이기도 합니다.

간담회 준비 체크리스트

기자 간담회 준비 기간은 약 3주의 리드타임을 잡고, 체크리스트와 견적서를 작성합니다. 견적서 외에 장소 선정도 해야 합니다. 대부분 기자간담회는 호텔에서 개최하고, 간혹 고객사의 사무실에서 진행하는 경우도 있습니다.

장소가 선정되면 초청장을 개발하고 기자님들께 배포합니다. 이 때, 진행하는 것이 RSVP입니다. RSVP란 초청 대상 기자에게 연락하여 관련 메일 수신 여부 및 참석 여부를 확인하는 것입니다.

참석 기자가 결정이 되면 참석 기자 리스트를 고객사에게 공유하는데요, 여기서 끝나지 않고, 간담회 당일에 나눠드릴 자료를 제작합니다.

고객사에게는 간담회 주요 내용을 간추린 브리핑 북을 전달하고, 기자들에게는 간담회에 혹시 오지 못하더라도 내용만 보면 발표에 대한 내용을 이해할 수 있는 프레스 킷을 제작하여 전달합니다.

또한 간담회 동선 및 순서를 세세하게 안내할 수 있는 큐시트를 작성합니다. 이 큐시트에는 세팅, 인사말, 포토세션, 마무리 등에 대한 순서와 각 담당자, 누가 마이크를 쥐는지 등 아주 세세한 내용을 기입하게 됩니다.

간담회는 주로 오전에 진행되며, 간담회 이후 PR담당자가 커버리지를 하게 되는데요, 몇 개 매체에서 몇 명의 기자가 보도자료를 작성했는지 리포트를 작성하게 됩니다.

미디어 인터뷰 준비하기

간담회와 미디어 인터뷰는 함께 진행하는 경우가 많습니다. 주요 임원들이 참석하는 기회를 활용하는 것입니다.

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인터뷰의 목표는 알맞은 매체에 원하는 토픽으로 보도가 나가는 것입니다. 인터뷰도 마찬가지로 기자에게 회사에 대한 내용 제시와 보도 자료 인사이트에 대한 내용을 정리하여 전달합니다.

인터뷰 이후 추가로 필요한 자료는 없는지, 기사는 언제 게재되는지 등 체크하는 것까지 PR담당자의 업무라고 할 수 있습니다.

자! 딱 하루 진행하는 행사이지만, 준비에 상당히 많은 시간이 소요되는 것을 알 수 있었습니다. 그만큼 PR에이전시는 시간관리가 중요하다는 것인데요. 이번엔 타임 매니지먼트에 대해 알아보겠습니다!

PR 에이전시의 1년과 24시간

타임 매니지먼트에 앞서, 먼저 PR 회사의 1년 타임라인을 살펴보도록 하겠습니다.

AE의 1년

PR회사의 1년을 살펴보면, 4~5월과 9~10월처럼 날씨가 좋은 봄, 가을에는 임원들의 방한을 비롯한 다양한 행사가 가장 많은 시즌입니다.

보통, 연초와 연말에는 연간 플래닝을 진행하며, 3월에는 비즈니스 드라이브를 시작합니다. 6월에는 반기 리포트를 작성하고, 7~8월은 휴가시즌으로 PR회사의 비수기라고 볼 수 있습니다. 11~12월은 리포트와 리뷰 시즌으로 PR 에이전시로서 내년 비즈니스를 준비하며 제안서 작성을 시작하게 되죠.

AE의 24시간

다음으로 PR회사의 하루를 살펴보겠습니다. PR회사는 특성상 고객사에게 이슈를 가장 먼저 보고해야 하기에 대게 이른 아침에 업무를 시작합니다. 8-10시에는 보통 모니터링과 본사 콜을 진행하고, 그 이후에는 코어타임으로 기존 리테이너 업무와 고객사의 요청 업무를 진행하게 됩니다.

앨리슨파트너스의 점심시간은 1시간 30분으로 다른 회사에 비해 꽤 긴 편입니다. 그 이유는 회사 특성상 저희는 기자와의 점심 미팅이 많기 때문에 점심 시간을 넉넉히 잡아둔 것입니다.

점심 시간이후도 두번째 코어타임입니다. 리테이너 업무를 계속해서 진행하고, 이 시간에는 기자와의 연락을 지양합니다. 기사 마감이 4시 전후이기 때문에 기자님들이 가장 바쁘신 시간이기 때문입니다.

기자님들의 마감시간이 지난 4시 이후부터는 기자 컨택을 하며 퇴근 전까지 오후 모니터링과 다음날 나갈 지면 내용을 미리 확인하는 가판 확인 업무를 진행합니다.

*오후에 가판업무를 진행하는 이유는 바로 다음날 나갈 지면 내용을 미리 볼 수 있기 때문인데요. 혹시 기사 내용에 오류가 있어 정정할 필요가 있다면, 실제 기사가 나가기 전에 사전에 연락하여 정정 요청하는 것이 중요합니다.

타임 매니지먼트

PR에이전시의 1년과 하루는 매우 바쁘게 흘러갑니다. Erica 차장님께서는 업무 효율성을 위해 ‘우선 순위’에 대해 말씀하셨는데요. 하루 업무 시작 전에 우선순위를 설정하고, 그에 따라 업무 수순을 정리할 필요가 있다고 강조하셨습니다.

아이젠하워 원칙에 의거해 업무의 속성을 파악하고, 그에 따라 우선순위를 설정하는 팁을 가르쳐 주셨습니다.

아이젠하워의 시간관리 원칙

또한 인턴들에게 진심 어린 조언을 아끼지 않으셨는데요, 그중 크게 와 닿은 것은 바로 ‘완벽주의와 결별하기’ 입니다.

완벽하게 일하려 하면 시간을 넘기는 경우가 허다합니다. 본인 하나 완벽하게 하려고 전체 프로세스를 딜레이 시키는 것은 굉장히 여파가 크고, 인턴에게는 인턴이 할 수 있는 만큼만 요구하기 때문에 본인의 업무 역량과 책임 범위에 맞춰 시간내로 업무를 진행할 것을 강조하셨습니다.

그 외에도 여러가지 팁을 주셨는데요,

– 어느 정도 예측이 되는 일은 미리미리 계획하고 준비할 것 – e.g. 월간 리포트

– 자투리 시간 활용

– 가이드가 불분명한 업무지시에 대해서는 재차 물어볼 것, 혼자 고민하면서 시간을 허비하지 말 것.

– 아이젠하워의 원칙에 의거한 To Do List 매일 작성

– 클라우드 적극 활용 등 다양한 팁을 주셨습니다.

마치며

PR Agency의 시간은 다른 업계보다 빠르게 흘러갑니다. 행사를 보기만 하는 입장에선 행사가 즐거울 수 있지만 그 행사를 위해 많은 시간과 노력이 필요하다는 것, 그리고 그만큼 시간관리가 중요하다는 것을 알 수 있는 뜻 깊은 교육이었습니다.

Post by Jay & Henley