[Allison+Beginners] AE 적응기

[Allison+Beginners] AE 적응기

(사진제공: 셔터스톡)

고등학생 때 스터디 플래너에 오늘 공부해야 할 내용을 적고 책상 위에 잘 보이게 올려 둔 경험, 다들 한 번쯤은 있지 않으신가요?

이렇게 해야 할 일을 정리하는 습관은 비단 고등학생뿐만 아니라 PR인에게도 굉장히 중요하다고 하는데요, 오늘은 이 습관의 중요성과 함께 PR회사에 적응하는 방법에 대해 전해 드리려 합니다.

(사진제공: 셔터스톡)

『 PR회사에 다니면 무엇을 하게 될까요? 』

1. PR 에이전시에서는 해야 하는 업무를 정확히 파악하는 데 오랜 시간이 걸려요~

무엇을 하게 되는지 정해져 있는 것이 아니어서 그런 것입니다! 단순하게 말하자면 우리는 PR 서비스를 제공해주는 사람들인 것이지요. 결혼식 화환을 보낸다는 것처럼 생각지도 못한 서비스를 제공하게 되는 경우가 많습니다!

2. 다음으로 일상업무를 조금 살펴보겠습니다!

(사진제공: 셔터스톡)

아무리 자신만의 루틴이 있어도 주변에서 언제 어떤 요청을 할지 모르기 때문에 언제든지 준비된 자세를 갖춰야 해요! 월초 및 월말에 특히 업무가 쏟아지기 때문에 항상 하던 일과 추가 업무를 모두 진행하게 됩니다.

그래서 모든 작업을 끝낼 수 있게 시간을 지키는 방법을 마스터하는 것이 중요해요! 왜냐하면 아무리 바빠도 고객사는 담당자가 어떤 다른 업무를 하는지 또는 그 시간에 무슨 일을 해야 하는지 모르기 때문입니다~

3. 그래서 이를 우수하게 진행할 수 있게 다음과 같은 사항들을 습득하는 것이 중요합니다.

(사진제공: 셔터스톡)

l “To Do List”를 만드세요! 매일 아침 출근하고 나서 오늘은 무엇을 작업해야 하는지 알고 있으면 업무를 훨씬 수월하게 진행할 수 있답니다.

l 항상 메모를 작성하세요! 맡은 업무는 다이어리를 통해 필요한 지식 및 노하우를 문서화하면 도움이 된다고 합니다!

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l 질문을 꾸준히 하세요! 몰라서 혼자 하다 실수를 저지르는 것 보다는 질문을 통해서 다른 직원의 노하우를 얻으면 잃는 것이 없기 때문입니다.

l 회사 내 드롭박스를 활용하세요. 공유 폴더 안에는 회사 관련 내용이 거의 다 있어서 혼자서도 업무를 쉽게 시작할 수 있습니다.

l 업무를 요청하고 고객들의 대한 지식을 넓히며 트렌드를 놓치지

마세요! 그리고 업무를 맡으면 나만의 가이드라인과 체크리스트를 작성해서 운용하는 것이 중요합니다.

가장 중요한 적극적인 자세를 가지고 근무하는 것은 기본이겠지요? 여러 행사에 지원하고 보도자료도 작성하며 맡고 싶은 일을 계속해서 어필해 나가면 훨씬 빨리 성장할 수 있어요!

그러면서 할 수 있는 일을 조금씩 확장할 수 있고 책임감과 오너십을 더 쉽게 가질 수 있게 된답니다!

『 ‘퇴근 시간을 앞당기는 테크 툴 활용법 』

회사에서 업무 시 사용되는 다양한 프로그램과, 보다 업무를 효율적으로 처리할 수 있는 팁을 소개해 드리겠습니다! 테크 툴을 직접 사용하는 화면을 첨부한다면 내용을 보다 이해하기 쉽겠지만, 화면 캡쳐 시 고객사와 업무 정보가 모두 드러나 첨부하지 못한 점이 아쉽네요.

1. Microsoft Outlook

아웃룩은 Allison+Partners에서 업무 메일을 주고받기 위해 사용되는 전자 메일 플랫폼이에요.

– 기본 색 변경

아웃룩의 기본 설정 색은 흰색-파란색입니다. 하지만 이 색이 너무 밝아 눈 시림을 호소하는 분들이 많았어요. 혹시 짙은 배경으로 변경할 수 있다는 사실, 알고 계셨나요? 상단 파일 – 옵션에서 ‘어두운 회색’을 선택하면 된답니다.

– 일정 관리 기능

아웃룩에서는 내 일정을 추가하고 편집하는 기능이 있어요. 왼쪽 바 하단의 달력 아이콘을 클릭하면 달력이 표시됩니다. 공유 일정 기능을 통해 사무실 내 다른 분들의 일정도 확인할 수 있어 미팅 시간을 편리하게 계획할 수 있어요. 그리고 일정 참여 여부를 회신해야 하는 메일에서는, ‘다른 일정 제안’을 선택하여 회신할 수 있답니다.

2. Dropbox

– 유용한 점

업무와 관련된 정보를 한 번에 쫙! 다 볼 수 있어요. 지금 당장 담당하지 않은 고객사라도, 갑자기 업무를 맡게 되었을 때 참고할 만한 정보들로 가득합니다. 저희 노트북에는 담당 고객사의 폴더만 다운로드되어 있는데, 온라인(https://www.dropbox.com/home)에서 동기화되지 않은 파일까지 한 번에 검색이 가능해요.

그래서 대리님께서는 매체 프로필이나 기자님 프로필을 작성해야 할 때, 검색 기능을 많이 활용하신다고 하네요.

급하게 다른 부서의 서류가 필요할 때에도 바로 찾을 수 있답니다.

예를 들자면, 저는 블리자드 담당이 아니지만 먼슬리 리포트가 필요할 때 블리자드 폴더에 접속하여 직접 찾을 수 있어요. 그리고 드롭박스는 고객사에게 대용량 파일 전달 시, URL만 전송하면 되어 편리하답니다.

– 권장 사항

드롭박스는 용량 제한이 있어 가급적 최종본만 업데이트해야 해요! 그리고 중요한 파일들을 삭제하는 실수를 조심해야 합니다. 다행히 엔터프라이즈 용 드롭박스이기 때문에 파일 백업 및 복구가 가능해요.

3. Google Drive

– 리포트

현재 몇몇 고객사와 엑셀 페이지를 만들어서 공유 중입니다. 여러 번, 일일히 보고 할 필요 없이 실시간으로 변경사항을 확인할 수 있으며, 지속적인 업데이트도 가능해요.

– 협업

여러 사람이 동시에 작업할 수 있어 정말 편리해요! 행사 당일, 팀원들과 RSVP 리스트를 공유하여 어느 기자님께 행사 참석 여부를 묻는 전화를 드려야 하는지 신속하게 결정할 수 있답니다.

내용 수정 후 메일로 변경 및 추가한 사항을 알릴 수 있어요. 또한, 고객사와 구축사례, 보도자료 수정 진행 시 즉각적인 피드백이 가능합니다.

4. Microsoft OneNote

혹시 지금 배경화면이 스티커 노트로 가득한가요? 그렇다면 빨리 원노트로 갈아타세요! 원노트는 고객사 또는 업무별로 페이지를 생성하고 관리할 수 있어요. 작성한 내용이 자동으로 저장되고, 검색 기능을 갖추고 있어 원하는 정보를 빠르게 찾을 수 있다는 장점!

또한, 고객사와의 커뮤니케이션 시에도 빼놓을 수 없는 툴이죠. 고객사가 보낸 내용, 매체 프로필, 잡다한 정보 모두 원노트 안에 저장하여 모든 것을 한 번에 확인할 수 있답니다. 빠른 모바일 동기화로 노트북이 없을 시에도 얼마든지 자료 검색이 가능해요.

5. Microsoft Powerpoint

임팩트 있게 작성하는 것이 가장 중요해요! 파워포인트는 나의 성과를 셀링하기 위한 도구이기 때문에, 강조하고 싶은 바를 효과적으로 전달할 수 있어야 해요.

예를 들어 표지에 글자만 넣는 것 보다는, 행사장의 분위기가 한 눈에 보이도록 사진을 함께 배치하면 좋답니다. 본문에서는 중요한 정보를 아이콘과 큰 글자로 정리하는 것을 추천 드려요.

드롭박스에서 그간 작업했던 다양한 제안서를 확인할 수 있으며, 바로 사용할 수 있는 템플릿도 준비되어 있으니 열심히 활용해야겠죠?

6. Microsoft Teams & Sharepoint

이제 Skype가 아닌, Teams를 사용하여 소통한답니다. 팀즈에서는 게스트 계정을 사용하여 고객사에 간편하게 파일을 공유할 수 있어요. Sharepoint는 팀 프로젝트를 관리하며 팀원들과 대화하거나 게시물을 함께 볼 수 있어요.

7. 유용한 앱, 사이트 추천

– 리멤버 : 명함관리 애플리케이션

PR인에게 명함 관리는 필수! 고객사와의 미팅에서, 기자간담회에서…정말 다양한 장소에서 많은 명함을 주고받게 될 거예요. 그러므로 만났던 분들을 기억하고 연락처를 정리해 두는 것이 굉장히 중요합니다.

리멤버 애플리케이션은 스마트폰으로 간편하게 명함 관리가 가능해요. 이직 정보를 업데이트하는 기능도 갖추고 있어 기자 분께서 정보를 변경하신다면, 바로 알림을 받을 수 있어요. 그리고 행사에 참석하신 기자 분들의 명단을 엑셀 파일로 저장할 수 있답니다.

– 아웃룩 모바일 애플리케이션

스마트폰으로 모든 메일을 관리할 수 있는 앱이니 꼭 다운로드하세요!

– 기타 추천 사이트

크몽 : 영상 제작, 번역/통역 등 낮은 단가에 프로젝트 진행 필요시 유용해요.

Smallpdf: pdf 파일을 word, ppt, jpg 등으로 변환해야 할 때 자주 사용합니다.

중소기업 기술 로드맵: 산업정보 지식 얻을 때 유용하며, 인공지능, 블록체인 등 업계 정보가 가득한 보고서를 제공합니다. 대학교 수업이나 취업 준비에도 큰 도움이 되는 사이트예요.

뉴스와이어: 홍보와 마케팅 업무의 지식 창고와도 같은 곳입니다. 마케팅 전략, 보도자료 교육 등 다양한 자료를 찾아볼 수 있어요.

아이보스: 디지털PR에 좋은 참고가 되는 사이트로, 트렌드를 한눈에 파악할 수 있어요. 홈페이지 발 오픈카톡방이 생성되어 있어 질문 및 답변이 가능합니다.

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